Je hebt er ongetwijfeld wel eens over gehoord of gelezen: timemanagement, oftewel tijdsbeheer. Maar hoe voer je dit het beste uit? Met Getting Things Done (GTD), een managementmethode en de titel van een boek van David Allen, volg je de basisprincipes die jou productiever maken.
Over Getting Things Done
De titel spreekt natuurlijk al boekdelen: deze managementmethode is ontwikkeld om je productiviteit te verhogen. Het zorgt ervoor dat je beter en sneller informatie filtert, zodat zaken die nu irrelevant zijn van je radar verdwijnen en op het juiste moment weer in zicht komen. Dit creëert niet alleen overzicht, maar geeft ook rust. Benieuwd? Lees alles over de basisprincipes!
Getting Things Done: de basisprincipes
Verzamelen, verzamelen en nog eens verzamelen
De eerste stap richting een productievere en minder stressvolle dag is het verzamelen van al jouw te verrichten taken. David Allen noemt deze verzameling taken de ‘bucket’. Schrijf ze allemaal op in de vorm van een to-do-lijst. Hiervoor is de To Do insert voor Your Personal Organizer het ideale hulpmiddel. Zo hoef je niks meer te onthouden en maak je je hoofd leeg, wat ook wel braindump wordt genoemd. En over leegmaken gesproken: Allen geeft aan dat je jouw bucket minimaal een keer per week moet legen.
Aan de slag met verwerken
Na het verzamelen van al jouw taken, ga je aan de slag met het verwerken. Hier zitten wel wat regels aan verbonden: zo begin je bovenaan de lijst en houd je je met één taak per keer bezig. Daarnaast stop je nooit iets terug in de emmer. Moet je actie ondernemen voor jouw taak? Doe dit meteen als het korter dan 2 minuten duurt. Duurt het langer? Delegeer de actie dan aan iemand anders of plaats de taak op je actielijst.
Is er geen (directe) actie nodig voor de taak? Archiveer hem voor een later moment of schrap de hele taak.
Organiseren en sorteren
Is je actielijst compleet? Dan ga je over tot het organiseren van de taken. Je sorteert de taken op basis van de volgende vier categorieën:
Volgende acties
Ga na wat de eerstvolgende benodigde actie is voor iedere taak. De meeste taken bevatten namelijk meerdere stappen om volledig af te ronden. Zo heb je voor het beantwoorden van een e-mail eerst informatie van een collega nodig. In dat geval is de eerstvolgende actie het bellen van die collega. Neem deze actie op in de lijst en omschrijf de actie zo gedetailleerd mogelijk.
Projecten
Taken die een ‘open einde’ hebben en waar sowieso meerdere fysieke acties voor nodig zijn, bestempelt Allen als projecten. Je dient deze projecten te volgen en bij te houden door altijd een volgende actie vast te leggen. Zo houd je de voortgang van ieder project bij en dat geeft voldoening!
In de wacht
Wanneer jouw taak op het moment bij iemand anders ligt of je moet ergens op wachten, dan zet je hem in de wacht. Hij is nu namelijk buiten jouw bereik, maar je moet er wel voor zorgen dat je hem niet uit zicht verliest. Zo kan je bijvoorbeeld een reminder sturen als je voor langere tijd op iemand wacht.
Ooit/misschien
Op deze lijst verschijnen alle dingen die je ooit (misschien) zou willen doen. Ze hebben geen prioriteit, maar je denkt er wel regelmatig aan. Denk bijvoorbeeld aan die wereldreis waar je van droomt of die cursus parachutespringen. Dit kun je met recht je échte bucketlist noemen.
Bekijken
Nadat je al jouw lijsten hebt opgesteld, moet je ze natuurlijk ook regelmatig monitoren. Kies zelf de taak die op dat moment het belangrijkst is. Ben je bang dat je taken gaat uitstellen en voor de makkelijkste taak kiest? Spreek dan met jezelf af dat je ze op volgorde afwerkt, net zoals je dit bij de buckets doet. De Getting Things Done-methode stelt dat je minimaal een keer per week al jouw openstaande taken, projecten en je ‘in de wachtlijst’ bekijkt.
Doen!
Tijd om aan de slag te gaan! Nu jouw overzicht helemaal af is, kun je je focussen op de eerstvolgende taak. Volgens Allen zorgt een systeem dat actie nemen eenvoudig en leuk maakt voor extra motivatie en het voorkomen van uitstelgedrag.
Meer hulp nodig?
Heb je moeite met het ordenen van jouw taken, ervaar je stress of ben je voor je gevoel niet productief? Geef de Getting Things Done-methode van David Allen een kans! Ervaar je na het uitproberen van deze methode nog steeds moeite met ordenen? Misschien is een Organizer dan wel iets voor jou! Zo krijg je meer grip op je werk en privéleven.
