Waar sommige van ons in staat zijn om hun dag perfect door te komen, zonder hun focus te verliezen en hun doelen gemakkelijk behalen. Hebben de meeste van ons moeite met hun time management en om hun productiviteit hoog te houden. Ook al lijkt het bij sommige dus vanzelf te gaan, niks is minder waar. Productief zijn en blijven zit hem in het aanleren van bepaalde vaardigheden en is dus een kwestie van goed oefenen. Ik heb dan ook de 10 handigste tips om je productiviteit te verhogen voor je op een rijtje gezet.
- Tijd gebruik in kaart brengen
Voordat we iets kunnen optimaliseren is het van belang dat je goed in kaart brengt hoe jij op een dag je tijd gebruikt/verspilt. Houdt eens een week lang, elke dag bij hoeveel tijd aan welke taak je besteed. Ben je niet van het schrijven? Gebruik dan een handige app zoals Toggl Track. Door je tijdsgebruik goed in kaart te brengen kun je goed zien waaraan je tijd verspilt en deze dus beter gebruiken.
- To Do
Maak to do lijstjes! Schrijf hier alles op wat je moet doen, hoe groot of klein de taak ook is, door het op te schrijven maak je je hoofd leeg. Doordat je je hoofd leeg maakt, kun je je weer beter concentreren op de taken die er echt toe doen.
- Prioriteiten
Je hebt bij stap 2 een to do list gemaakt, nu gaan we deze prioriteren. Een handige manier hiervoor is om onderstaand systeem te gebruiken. Waarbij rood prioriteit 1 heeft, blauw prioriteit 2 en de grijze prioriteit 3.
- Tijdsplanning
Na het prioriteren van alle taken, ga je inschatten hoeveel tijd elke taak in beslag zal nemen. Schat deze in het begin ruim in, naarmate je meer ervaring hebt met het plannen van je taken, zal je zien dat je wat strakker kunt plannen. Dit punt is vaak het moment dat het mis gaat. Ik zie regelmatig dat korte eenvoudige taken veel te ruim worden ingepland en juist voor de complexe taken er veel te weinig tijd wordt ingepland.
Tip: plan je complexe taken op het moment dat je energieniveau het hoogste is, voor de meeste van ons zal dit in de ochtend zijn en je routinematige taken voor later op de dag als je energieniveau wat daalt.
- Zeg vaker ‘Nee’
Velen van ons zeggen nog steeds te snel en te vaak ‘Ja’. Ga voor jezelf maar eens na wanneer je voor het laatst ergens ‘Ja’ op zei en hier achteraf spijt van had. Door wat vaker ‘Nee’ te zeggen zal je zien dat jouw eigen taken makkelijker volbracht worden. ‘Nee’ zeggen betekent niet per definitie helemaal niet, maar draag bijvoorbeeld een andere oplossing aan voor zijn, of haar probleem.
- Pauzes
Plan voldoende pauzes in gedurende de dag. Doordat we veel werk hebben liggen zijn we geneigd om lange dagen, zonder (lunch)pauzes te maken en even snel een boterham tijdens het werken te eten. Maar diverse onderzoeken hebben uitgewezen dat langer werken, niet per definitie ook productiever werken is. Onze hersenen kunnen zicht maar een beperkte tijd concentreren. Door regelmatig een pauze te nemen, fris je jouw hersenen als het ware weer op en doen ze nieuwe energie op, zodat je na je pauze er weer tegenaan kunt.
- Beperk de tijd op je telefoon/computer
John Bargh voerde een onderzoek uit m.b.t. uitstelgedrag. Hier kwam o.a. naar voren dat als we simpele taken uitvoeren zoals, het controleren van Instagram en Facebook-feeds. Onze hersenen deze taken als ‘echt werk’ simuleren en we zo een vals gevoel van voldoening voelen. Oftewel we voelen ons productief terwijl we ons bezig houden met ondergeschikte taken.
- Zet je geluid & notificaties uit
Hoe vaak hoor je geen Instagram pingeltje, een WhatsApp bliepje, of een pop-up die in je beeldscherm verschijnt van een nieuw bericht op Facebook of je mailbox. Continue worden we door een geluid/notificatie afgeleid van hetgeen waar je mee bezig was. Zet ze dus uit en plan bepaalde momenten per dag in voor je socials en je e-mail.
- Leef gezond
Het klinkt cliché, maar toch is het zo. Een gezonde levensstijl draagt bij aan je productiviteit. Zorg voor voldoende beweging en drink voldoende, maar zorg ook elke avond voor voldoende slaap. Oververmoeidheid is namelijk een van de grootste boosdoeners als het op je productiviteit aankomt.
- Beloon jezelf
Deze tip is misschien wel de leukste tip van allemaal. Als je jouw to do lijstje hebt afgewerkt, een mooi resultaat hebt behaald, of vooruitgang richting jouw doel hebt geboekt, beloon je zelf dan. Dit kan simpele koffiepauze bij het koffietentje om de hoek zijn, een heerlijk avondje naar de sauna, of misschien wel een avondje uit met je man/vrouw. Jezelf belonen zorgt ervoor dat je gemotiveerd blijft.
Heb je zelf tips voor het verhogen van je productiviteit en/of beheren van je tijd? Deel ze met ons in de reacties hieronder!
Goed lijstje! Ik ga ermee aan de slag, handig!
Goede tips Thx
De tips pauze nemen en nee zeggen, daar moet ik denk ik toch nog wat meer aan werken 😉 Maar zeker handig om je bewust te zijn van deze valkuilen.
Goeie tip, ik stuur m ook door naar mijn collega!