Je kent het wel, de einddatum van een opdracht komt in zicht, of de datum, van de tekst die je allang ingeleverd moest hebben, nadert. De tijd vliegt voorbij en voor je het weet heb je teveel werk liggen en te weinig tijd en lijkt die deadline halen onmogelijk.
Het niet behalen van een deadline levert niet alleen jou onnodig veel stress op, maar het is ook nog eens heel vervelend voor de mensen waar je mee samenwerkt, want ook zij kunnen vaak niet verder en zitten te wachten op jouw werk.
Wat is een deadline
Een deadline is de uiterste tijd en datum waarop een opdracht afgerond dient te zijn.
Dit kunnen taken zijn die je al maanden geleden hebt ingepland, maar dit kunnen ook ad hoc taken zijn, die vandaag voor het einde van de dag klaar moeten zijn.
Stress
Deadlines kunnen je onnodig veel stress opleveren. Door deze stress worden we vatbaarder voor uitstelgedrag, depressie, een burn-out en zelfs gezondheidsproblemen. Ondanks de grote druk die we ervaren, is de eerste en meest belangrijke stap het accepteren van de deadline. Accepteer dat deadlines onvermijdelijk zijn en in sommige gevallen niet eens onderhandelbaar.
10 Tips om je deadline te halen
Om te zorgen dat je je niet nog eens vergist in een deadline en onnodig veel stress ervaart, leg ik je uit hoe je nooit meer een deadline hoeft te missen. Als je onderstaande simpele trucs toepast in je werkwijze, zal je zien dat je beter je tijd indeelt en geen deadline jouw teveel is.
Tip 1: Verander je mindset
Wees eerlijk tegen jezelf en wees geen struisvogel! Die deadline verdwijnt echt niet op wonderbaarlijke wijze.
Geef toe aan deze deadline en aan het feit dat deze alleen gehaald kan worden door op tijd in te leveren wat nodig is.
Tip 2: Opschrijven
Schrijf de deadline helemaal uit en hang deze op een voor jouw zichtbare plek. Door het op te schrijven, weet je zeker dat je niks vergeet en moet je niet continue alles uit je hoofd doen.
Tip 3: Bereid je goed voor
Een goede voorbereiding is het halve werk, geef voor jezelf antwoord op onderstaande vragen;
- Wat heb ik nodig om de opdracht goed uit te voeren?
- Wanneer moet het klaar zijn en hoeveel tijd heb ik daarvoor?
- Waar kan ik het beste mijn informatie vandaan halen?
- Bij wie kan ik terecht voor hulp of feedback?
- Zet de deadline in je agenda!
TIP: Heb je meerdere deadlines? Zorg dat deze opvallen in je agenda, werk met verschillende kleuren, handig hiervoor zijn onze uitwisbare pennen.
Tip 4: Verzamel informatie
Is het duidelijk wat er van je verwacht wordt? Nee? Zorg dan eerst dat je de taakomschrijving duidelijk hebt, pas dan kun je informatie gaan verzamelen om de opdracht op tijd af te ronden.
Bekijk goed van wie je welke informatie nodig hebt en vraag dit tijdig aan. Bewaak deze informatie op een ‘wachten op lijst’. Je houdt dan overzichtelijk bij welke informatie je nog niet hebt ontvangen en kunt mensen tijdig een herinnering sturen. Zo voorkom je dat je last minute nog zit te wachten op dat laatste stukje cruciale informatie.
Tip 5: Ruime deadline
Stel jij zelf de deadline, of wellicht in overleg met je opdrachtgever? Stel dan een ruime deadline in. De ervaring leert dat het inschatten van tijd toch vaak verkeerd wordt gedaan en je voor een opdracht uiteindelijk meer tijd kwijt bent, dan van te voren is bedacht. Tel gerust 2 of 3 volle werkdagen bij je deadline op. Zo heb je wat extra ruimte voor onvoorziene zaken. Denk aan informatie die uitblijft, of een andere dringende taak. Jouw klant zal het meer waarderen als je jouw deadline haalt, of zelfs eerder klaar bent, dan dat je te laat bent.
Tip 6: Afbakenen van tijd/taken
Blijf bij de taak waarvoor je een deadline hebt. Behoud je aandacht bij deze taak en zorg er voor dat je je niet laat verleiden om ook nog andere taken te doen. Zeg gerust eens ‘nee’ tegen een collega, of ieder ander die jouw nog een extra opdracht wilt geven.
Effectief timemanagement is de sleutel tot het behalen van deadlines. Doorloop je planning voor de komende tijd en verplaats taken die ook op een later moment uitgevoerd kunnen worden.
Tip 7: Takenlijst
Om een deadline beter haalbaar te maken is het van belang je opdracht op te splitsen in meerdere kleine taken. Maak een dagelijkse to do lijst, maar overdrijf niet. Je kunt prima inschatten wat je op een dag kan doen en houdt hierbij rekening met onvoorziene zaken.
Door het afstrepen van je dagelijkste to do lijst word je ook nog eens gemotiveerd. Elke afgestreepte taak is toch een succes voor jezelf.
Wist je dat, deze manier van werken de kans op een burn-out vermindert.
Tip 8: Neem pauze
Neem tijdens het werk pauze! Ik heb het al vaker benoemd, maar pauzes zijn echt belangrijk, plan deze ook elke dag in. Ga even lekker naar buiten en haal een frisse neus, of ga met een collega, vriend, vriendin lekker lunchen!
Je zult merken dat na een korte break, je weer fris bent en veel geconcentreerder aan het werk kunt.
Tip 9: Communicatie
Loop je tegen een uitdaging aan en weet je even niet hoe je dit moet oplossen. Maak het bespreekbaar! Stel je manager, of je opdrachtgever op de hoogte. Zo kan er vroegtijdig actie worden ondernomen en hulp worden ingeschakeld.
Wat zeg eerlijk, hulp inschakelen is dan toch veel beter dan een opdracht die te laat wordt afgerond?
Tip 10: Starten
Nadat je bovenstaande stappen hebt doorlopen is de enige manier om voortgang te boeken gewoon te starten met de eerste taak. Nadat de je de eerste taak hebt afgerond en een succes hebt geboekt, ben je gemotiveerd om te starten aan de volgende taak.
Conclusie deadline halen
Met deze 10 tips zal je vanaf nu altijd je deadline halen. Een goede overzichtelijke planning en aanpak zijn essentieel voor het behalen van jouw deadline. Je behoudt hiermee de touwtjes in handen en je opdrachtgever tevreden.
heb jij belangrijke deadlines, maar ook veel andere zaken te doen? Ben je het overzicht kwijt? Start dan met 1 van onze handige organizers. Zo mis je nooit meer een deadline.
Heb jij nog tips om deadlines te behalen? Deel ze hieronder met anderen.
